BEISPIEL-REPORT · STELLVERTRETERPROFIL

Mittelgroßer Bestandshalter · 35 Mitarbeiter · Wodis Sigma + Propstack · erste KI-Erfahrungen

KI-READINESS REPORT

Reifegrad-Analyse

Reifegrad Praxisphase — KI wird punktuell genutzt, aber selten skaliert.

58/100

Tool-Stack

51/100

Prozesse

38/100

KI-Erfahrung

62/100

Team

Zusammenfassung

Sie sind weit vorn, was die Wahl Ihrer Branchensoftware angeht — Wodis Sigma und Propstack sind die richtigen Werkzeuge für Ihr Profil.

Der Engpass liegt nicht im Tool-Stack, sondern in der KI-Brücke zwischen den Systemen.

Investor-Reporting, Mieterkommunikation und ESG-Datenpflege sind die drei Hebel mit dem höchsten Effekt.

Mit Microsoft Copilot in Excel/Power BI plus Claude für Texterstellung sind 12-16 Stunden pro Woche Zeitersparnis im Reporting-Team realistisch.

Das Wichtigste: Sie haben bereits KI-Vorerfahrung im Team — bauen Sie darauf systematisch auf, statt jetzt einen großen Tool-Kauf zu starten.

Über dieses Profil: Bestandshalter mit 1.200 Einheiten, primär Wohnungswirtschaft. Aareon Wodis Sigma als Kern-ERP, Propstack im Vertrieb, DATEV für Buchhaltung. Erste ChatGPT-Erfahrungen in 2-3 Teams, aber kein klares Konzept.

Score im Detail · Wo Sie konkret ansetzen

Tool-Stack-Reife

58/100

Wodis Sigma deckt die Wohnungswirtschaft sauber ab. Propstack ist die richtige Wahl für Asset Marketing. DATEV-Anschluss läuft. Die Lücke: Sie haben keine zentrale Daten-Schicht, die Wodis + Propstack + DATEV in einem Tool zusammenführt. Power BI in M365 ist hier der naheliegende Schritt.

Verbesserungs-Schritte

→Wodis-Migration zu Yuneo erst nach belegtem Aareon-Cloud-Reifegrad starten — aktuell teuer und Migration komplex.
→Power BI als zentrales Auswertungs-Layer einführen — kostet im M365 Business Premium kaum extra.
→DATEV-Export-Automatik per Schnittstelle einrichten (DATEVconnect oder Partner-Connector) — statt manueller Übergabe.

Prozess-Digitalisierung

51/100

Mieterkommunikation läuft noch viel über Outlook. Nebenkostenabrechnungen funktionieren in Wodis, aber die Begleitschreiben werden manuell entworfen. Investor-Update wird in Word zusammengeklickt aus 3-4 Excel-Quellen — perfekter Hebel.

Verbesserungs-Schritte

→Mieter-E-Mail-Antworten als ersten breit ausgerollten KI-Pilot — Outlook + Copilot.
→Nebenkosten-Begleitschreiben standardisieren und mit Claude generieren — spart 30-45 Min pro Brief.
→Investor-Reporting in Power BI konsolidieren — Wodis + Propstack + DATEV in einem Dashboard.

KI-Erfahrung

38/100

Sie haben bereits 2-3 Personen, die ChatGPT regelmäßig nutzen. Das ist ein wertvoller Startpunkt — aber ohne klare Use Cases bleibt es Einzelinitiative. Jetzt strukturieren.

Verbesserungs-Schritte

→Diese 2-3 Personen zu KI-Multiplikatoren machen — 90-Min-Format einmal pro Quartal, in dem sie ihre besten Use Cases zeigen.
→Datenschutz-Richtlinie schriftlich: was darf in welches Tool. Sonst landen Mieter-Daten in Consumer-Accounts.
→Microsoft Copilot Team-Lizenz für 5-8 Personen — schneller Wirkung im Stack, in dem Sie bereits sind.

Team-Adaption

62/100

Gute Adoptionserfahrung — frühere Software-Einführungen haben gut funktioniert. Das ist Ihr Vorteil. Sie können größer denken als „kleines Büro" — aber überspringen Sie trotzdem nicht die Pilotphase.

Verbesserungs-Schritte

→Einen klaren KI-Owner benennen — typisch: Bereichsleiter Asset Management oder Operations.
→Wöchentliches 15-Min-Format „KI-Updates" — niedrige Hürde, baut Wissen verteilt auf.
→Im Q3 ehrliches Audit: welche KI-Use-Cases laufen produktiv, welche sind eingeschlafen.

Top 3 Sofort-Maßnahmen · Was diese Woche zu tun ist

Investor-Reporting mit Power BI + Copilot konsolidieren

Was genau

Wodis-Auszug (Mieten, Vakanz), Propstack-Pipeline (Mieterwechsel-Planung) und DATEV-BWA in Power BI zusammenführen. Copilot generiert die kommentierenden Narrative für den Quartalsbericht an die Eigentümer.

Wie umsetzen

Power BI-Datasets aus den drei Quellen anlegen (CSV oder direkte Schnittstellen, wo verfügbar). Quartals-Dashboard bauen. Copilot-Prompts für Standard-Kommentare in der Investor-Update-Vorlage hinterlegen.

Zeitinvestition

8-12 Std Setup einmalig + 30 Min pro Quartal

Erwartetes Ergebnis

Spart 4-6 Stunden pro Quartal beim Investor-Update; Kennzahlen sind in Echtzeit aktuell.

Mieter-E-Mail-Antworten in Outlook mit Copilot

Was genau

Routine-Anfragen (Mietminderung, Reparatur, Nebenkosten-Fragen) werden mit Copilot in Outlook bearbeitet. Sie diktieren in 30 Sekunden die Kernantwort, Copilot formuliert formell aus.

Wie umsetzen

Microsoft 365 Copilot für das Kundenservice-Team (3-5 Personen) aktivieren. Drei Antwort-Vorlagen für die häufigsten Anfragetypen anlegen.

Zeitinvestition

2 Std Setup + 5 Min pro Mail statt 15

Erwartetes Ergebnis

Spart 8-12 Stunden pro Woche im Mieter-Service-Team.

CSRD-Datenpipeline starten (Pflicht ab GJ 2025)

Was genau

Sie sind mit 35 MA noch nicht direkt pflichtig — Ihre institutionellen Mieter und potenzielle Käufer fragen die ESG-Daten aber schon jetzt ab. Deepki oder ähnliche Plattform jetzt evaluieren, bevor der Druck kommt.

Wie umsetzen

Deepki-Demo anfragen für Ihre Portfolio-Größe. Parallel: Energiedaten-Lieferanten-Anbindung mit Versorgern klären — das ist der größte Aufwand, nicht das Tool.

Zeitinvestition

6-10 Std Evaluation; Entscheidung in 4 Wochen

Erwartetes Ergebnis

Klare Roadmap für CSRD/GRESB-Tauglichkeit; vermeidet Ad-hoc-Reporting unter Zeitdruck.

Quick Wins · Heute oder diese Woche umsetzbar

Wodis-Reports mit Copilot in Excel kommentieren

Wodis exportiert Standard-Reports — Copilot ergänzt die kommentierenden Hinweise.

So gehts: Wodis-Export öffnen → Copilot: "Identifiziere die 3 wichtigsten Veränderungen gegenüber Vormonat und formuliere einen 2-Satz-Kommentar".

Aufwand: 5 Min pro Report· Wirkung: Spart 30-45 Min pro Monatsbericht.

Eigentümerversammlungs-Protokoll

Bei WEG-Anteilen im Portfolio: KI-Protokoll spart 60-90 Min pro Versammlung.

So gehts: Audio aufnehmen oder Stichworte. Claude: "Erstelle WEG-konformes Protokoll mit Beschlüssen und Abstimmungs-Ergebnissen pro TOP".

Aufwand: 5 Min Aufnahme + 10 Min Prompt + 15 Min Review· Wirkung: Spart 60-90 Min pro ETV, höhere Konsistenz.

Mietspiegel-Vergleich für Neuvermietungen

Bei jeder Neuvermietung muss Markt-Vergleich her. Propstack-Daten + Sprengnetter-Heatmap + Claude.

So gehts: Propstack-Heatmap als Screenshot in Claude. Prompt: "Bewerte die Marktposition und formuliere einen 3-Satz-Vermietungs-Hinweis für den Eigentümer".

Aufwand: 5 Min pro Wohnung· Wirkung: 15 Min Zeitersparnis pro Vermietung; bessere Eigentümer-Kommunikation.

Handwerker-Beauftragung automatisieren

Reparatur-Tickets aus Wodis → Standard-Briefe an Handwerker mit Vorlauf, Auftragsumfang, Frist.

So gehts: Ticket-Stichworte an Claude. Prompt: "Schreibe Handwerker-Beauftragung im Stil der Anlage, inklusive Frist und Foto-Verweis".

Aufwand: 3 Min pro Auftrag statt 10· Wirkung: Spart 7 Min pro Auftrag; bei 50 Aufträgen/Monat = 6 Stunden/Monat.

Mahnwesen-Brief individuell formulieren

Statt Serien-Mahnschreiben individuelle, persönlichere Mahnungen — höhere Rücklauf-Quote.

So gehts: Kunden-Historie (Wodis) + Mahnstufe an Claude. Prompt: "Schreibe eine 3-Stufen-individuell formulierte Mahnung — bestimmt, aber wertschätzend".

Aufwand: 5 Min pro Mahnschreiben· Wirkung: Branchenbenchmark: 15-20 % höhere Zahlungsquote bei personalisierten vs. Serien-Mahnungen.

Quartals-FAQ aus Investor-Fragen

Wiederkehrende Investor-Fragen in einer FAQ bündeln — KI hält die Liste aktuell.

So gehts: Eingehende Investor-E-Mails monatlich an Claude. Prompt: "Aktualisiere die FAQ mit neuen Fragen, behalte die Antwortstruktur".

Aufwand: 15 Min/Monat· Wirkung: Hält Investor-Fragen-Last konstant niedrig.

Ihr Tool-Stack im Detail · Was bleibt, was geht

Aareon Wodis Sigma

Behalten

Datenschutz: sicher

Ihre ERP-Basis ist solide. Migration zu Yuneo ist möglich, aber teuer und derzeit nicht zwingend. Schwäche: API ist eingeschränkt, KI-Anbindung läuft über Exporte.

KI-Verknüpfung — wie konkret

Standard-Wodis-Reports als CSV/Excel exportieren → in Power BI mit Copilot kommentieren lassen. Mieter-Korrespondenz parallel über Outlook + Copilot. Direkte API-Integration nicht prioritär.

Datenschutz im Detail

Sicher: DE-Hosting bei Aareon, AVV Branchenstandard.

Alternativen

iX-Haus (CREM Solutions) wäre vergleichbar, aber Wechsel-Kosten übersteigen den Nutzen.

Propstack

Behalten

Datenschutz: sicher

Richtige Wahl für Vermietungs- und Asset-Marketing-Pipeline. Native Propstack AI für Exposés und Lagebeschreibungen vorhanden — schon aktivieren, wenn nicht geschehen.

KI-Verknüpfung — wie konkret

Propstack AI nativ aktivieren — kostet nichts extra. Zusätzlich: Propstack-API → n8n oder Make → Claude für komplexere Investor-Briefe.

Datenschutz im Detail

Sicher: deutscher Anbieter, DE-Hosting.

Alternativen

OnOffice wäre eine Alternative im Wohnungsbau, aber Propstack ist im Asset Management stärker.

DATEV

Behalten

Datenschutz: sicher

Standard. Ihre Steuerberater-Kanzlei läuft drauf, Wechsel macht keinen Sinn. UI ist altbacken, aber robust.

KI-Verknüpfung — wie konkret

DATEV-Auswertungen als CSV → Power BI mit Copilot. BWA-Kommentare automatisch generieren für interne Geschäftsführungs-Berichte.

Datenschutz im Detail

Sicher: DATEV Rechenzentrum Nürnberg, höchste DSGVO-Konformität.

Alternativen

Keine bessere Alternative.

Microsoft 365

Ergänzen

Datenschutz: sicher

Tägliches Werkzeug für 35 Personen. Copilot-Lizenzen sind der schnellste Hebel im ganzen Stack — Investition rechnet sich nach 2-3 Wochen.

KI-Verknüpfung — wie konkret

Microsoft 365 Copilot für die 8-10 Power-User aktivieren (30 €/User/Monat). Power BI als zentrales BI-Werkzeug ausbauen. Teams Premium für automatisierte Protokolle.

Datenschutz im Detail

Sicher: EU Data Boundary, AVV Standard, kein Training mit Ihren Daten.

Alternativen

Google Workspace wäre theoretisch eine Alternative, aber Wechselkosten unverhältnismäßig.

ChatGPT (Consumer-Accounts)

Tauschen

Datenschutz: kritisch

Aktuell nutzen 2-3 Personen ChatGPT Free für Geschäftsdaten — das ist datenschutzrechtlich kritisch. Free-Plan trainiert auf Ihren Eingaben (außer manuell opt-out).

KI-Verknüpfung — wie konkret

Wechseln auf ChatGPT Team-Plan (28 €/User/Monat) oder konsolidieren mit M365 Copilot. Verbindliche Richtlinie: Geschäftsdaten ausschließlich in Tarifen mit Zero-Retention.

Datenschutz im Detail

Kritisch in der aktuellen Nutzung — Mit Auflagen sicher in Team/Enterprise mit Zero-Retention.

Alternativen

M365 Copilot (bereits im Stack) oder Claude Pro/Business.

Empfohlene KI-Tools · Welche für Sie, mit Datenschutz-Bewertung

Microsoft 365 Copilot

Datenschutz: sicher

Wofür ideal

Outlook (Mieter-Antworten), Excel (Wodis-Reports kommentieren), Power BI (Investor-Reporting), Teams (automatische Protokolle). Bleibt komplett im EU-Tenant.

Datenschutz

Sicher: EU Data Boundary, AVV im M365-Rahmenvertrag, kein Training mit Ihren Daten.

Kosten

30 €/User/Monat zusätzlich zur M365-Lizenz. Empfohlen: 8-10 Power-User starten.

So starten

M365-Admin → Copilot-Lizenzen zuweisen. Erstanwendung Outlook + Power BI — sofortige Wirkung.

Claude Pro / Team (Anthropic)

Datenschutz: mit Auflagen

Wofür ideal

Längere Texte: Investor-Updates, Eigentümer-Versammlungs-Protokolle, Vertragsanalysen. Stärker als ChatGPT bei deutschen Geschäftstexten.

Datenschutz

Mit Auflagen: Pro ohne Training, US-Hosting. Team-Plan oder Business mit Zero-Retention für sensible Daten.

Kosten

Pro 20 €/Monat, Team 25 €/Nutzer/Monat.

So starten

Pro-Plan für 2-3 Schlüssel-Personen (Asset Management, Vermietung) — nach 4 Wochen evaluieren.

Microsoft Teams Premium

Datenschutz: sicher

Wofür ideal

Automatische Transkription von Eigentümerversammlungen, Investor-Calls, Bauleiter-Jour-Fixen.

Datenschutz

Sicher: M365-Standard, EU Data Boundary.

Kosten

10 €/User/Monat zusätzlich.

So starten

Für die 4-5 Personen aktivieren, die fast immer in Meetings sind.

Power BI Pro

Datenschutz: sicher

Wofür ideal

Zentrales Auswertungs-Layer über Wodis + Propstack + DATEV. Mit Copilot in Power BI: natürlichsprachige Fragen an die Daten.

Datenschutz

Sicher: EU Data Boundary.

Kosten

9,50 €/User/Monat oder in M365 Business Premium enthalten.

So starten

Datasets aus den drei Quellen aufbauen (typisch 1-2 Tage), dann Quartals-Dashboard.

Deepki (für ESG/CSRD)

Datenschutz: sicher

Wofür ideal

Energiedaten-Sammlung und ESG-Reporting für institutionelle Investoren und GRESB-Submission.

Datenschutz

Sicher: französischer Anbieter, EU-Hosting.

Kosten

Auf Anfrage — Enterprise-Pricing, abhängig von Portfolio-Größe.

So starten

Demo anfragen, Energiedaten-Anbindung über Versorger klären (das ist der Aufwandstreiber).

Ihr 4-Wochen-Plan

WOCHE 1

M365 Copilot Roll-out

Copilot-Lizenzen für 8 Power-User. Drei 30-Min-Onboarding-Sessions: Outlook, Excel, Teams. Erste Mieter-Antworten und Wodis-Report-Kommentare.

Tools: Microsoft 365 Copilot

Ergebnis: Acht Personen produktiv mit Copilot in Outlook und Excel.

WOCHE 2

Investor-Reporting in Power BI

Power BI-Datasets aus Wodis (Mieten/Vakanz), Propstack (Pipeline), DATEV (BWA). Quartals-Dashboard bauen. Copilot-Kommentare für Standard-KPIs.

Tools: Power BI Pro + Copilot in Power BI

Ergebnis: Erstes Investor-Dashboard live, KPIs in Echtzeit.

WOCHE 3

WEG- und Eigentümer-Protokolle

Teams Premium für 4-5 Personen. Erste Eigentümerversammlung aufzeichnen, mit Claude formell ausarbeiten lassen.

Tools: Teams Premium + Claude

Ergebnis: WEG-Protokoll-Pipeline läuft, 60-90 Min Ersparnis pro Versammlung.

WOCHE 4

ESG/CSRD-Vorbereitung

Deepki-Demo durchführen. Energiedaten-Anbindung mit drei größten Versorgern klären. Entscheidungsvorlage für Q3.

Tools: Deepki Demo

Ergebnis: Klare Roadmap für CSRD-Tauglichkeit; Entscheidung über Einführung.

Worauf Sie achten sollten

Aktuelle ChatGPT-Free-Nutzung mit Mieter-/Eigentümer-Daten ist DSGVO-kritisch — Bußgeld bis 20 Mio € möglich.
EU AI Act Hochrisiko-Systeme (Annex III): automatisierte Mieterauswahl oder Bonitäts-Scoring sind seit 02.08.2025 stark reguliert.
CSRD-Druck kommt von institutionellen Mietern und Käufern, auch wenn Sie selbst noch nicht direkt pflichtig sind.
Wodis-Migration zu Yuneo nicht ohne klaren Anlass — Kosten 80-200 k €, Zeitraum 9-15 Monate.
KI-Kompetenz-Pflicht nach EU AI Act seit 02.02.2025: alle Mitarbeiter mit KI-Bedienung müssen geschult sein.

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Der Report folgt der oben gezeigten Struktur, beruht jedoch auf den eingegebenen Antworten zu Tool-Bestand, Prozessen und Team. Ergebnis und Empfehlungen sind damit unmittelbar auf das jeweilige Immobilienunternehmen zugeschnitten.

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