TOOL-EINFÜHRUNG
Tool-Einführung ist mehr als eine Lizenz zu bestellen. Es geht um die richtige Auswahl, die rechtliche Grundlage, die Verbindung mit Ihren Systemen, die Berechtigungen, die ersten produktiven Anwendungsfälle und die Übergabe an Ihr Team. Wir machen das in sechs Schritten, in der Regel innerhalb von vier bis sechs Wochen.
VORGEHEN
Jeder Schritt steht für sich und bringt den nächsten in Reichweite. Sie können einsteigen, wo es passt: bei der Auswahl, bei der Anbindung oder bei der Schulung im Roll-out.
Welches Tool passt zum Unternehmen, hängt von Software-Bestand, Anwendungsschwerpunkt und Datenschutz-Anforderungen ab. Wir vergleichen ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft 365 Copilot entlang dieser drei Achsen. Heraus kommt eine begründete Empfehlung, nicht eine Geschmacksfrage.
Für jedes Tool klären wir die Bereitstellung. EU-Hosting (Azure OpenAI EU, AWS Bedrock Frankfurt, Vertex AI EU, EU Data Boundary). Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Trainingsausschluss. Wo nötig, eine Datenschutz-Folgeabschätzung. EU-AI-Act-Pflichten dokumentiert.
Outlook, CRM, ERP, Aareon Wodis Sigma, DATEV, Salesforce, HubSpot, Propstack, onOffice. KI-Tools sind nur dann produktiv, wenn sie an die Systeme angedockt sind, in denen die Arbeit ohnehin passiert. Wir bauen die Schnittstellen, über offizielle APIs.
Besonders bei Microsoft 365 Copilot ist die Berechtigungsstruktur in SharePoint kritisch. Wir prüfen sie vor dem Roll-out und räumen auf, wo nötig. Für jede andere Plattform definieren wir Rollen und Zugriffe, damit Daten nur dorthin gehen, wo sie hingehören.
Tool-Einführung und erste Schulung gehören zusammen. Wir starten mit einem Workshop für die Fachbereiche, in dem die ersten produktiven Anwendungsfälle mit Realdaten durchgegangen werden. Daraus entsteht die hauseigene Prompt- und Vorlagen-Bibliothek.
Am Ende übergeben wir an die internen Verantwortlichen. Dokumentation der Konfiguration, Verantwortlichkeiten für Pflege, Update-Routinen. Sie können den Betrieb selbst weiterführen oder uns punktuell hinzuziehen. Keine mehrjährige Bindung.
BEISPIELE FÜR PLATTFORMEN
Das hier sind nur die fünf gängigsten Beispiele. Wir sind anbieterneutral und führen jedes ernstzunehmende KI-Tool ein. Welches im konkreten Mandat zum Einsatz kommt, ergibt sich aus dem Auswahl-Workshop.
Pro Plattform gibt es eine Detail-Seite mit Datenschutz, Anwendungsfällen und Praxisbeispielen.
OpenAI
Breit anwendbar, große Tool-Ökologie, Custom GPTs für hauseigene Vorlagen.
Im DetailAnthropic
Stark bei langen Dokumenten, juristischer Prüfung, Computer Use für autonome Plattform-Pflege.
Im DetailVideo, Audio, Bild und tiefe Workspace-Integration. NotebookLM als hauseigene Wissensbasis.
Im DetailMicrosoft
KI direkt in Outlook, Excel, Teams, SharePoint. Kürzester Weg für Microsoft-365-Häuser.
Im DetailDATENSCHUTZ UND RECHT
Welche rechtliche Grundlage gilt, in welcher Region läuft die Verarbeitung, was steht im Auftragsverarbeitungsvertrag. Diese Fragen klären wir nicht am Schluss, sondern bevor das Tool aktiviert wird.
VERBINDUNG MIT IHREN SYSTEMEN
KI im Browser ist Spielerei. KI im CRM, im Outlook-Postfach oder in der Excel-Mappe ist Werkzeug. Wir bauen die Anbindungen, die das möglich machen.
ZEITPLAN
Typischer Ablauf einer Tool-Einführung in einem mittelgroßen Unternehmen. Bei kleineren Häusern oft schneller. Bei Konzernbereichen mit komplexer IT entsprechend länger.
Aufnahme der Anforderungen, Vergleich der in Frage kommenden Tools, Empfehlung mit Begründung.
Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Hosting konfiguriert, Lizenz über das Unternehmen bestellt.
API-Anbindungen an vorhandene Systeme, Berechtigungs-Modell aufgesetzt, Pilotgruppe definiert.
Erste Pilot-Gruppe geschult, Workflows mit Realdaten getestet, Feedback eingearbeitet.
Schrittweise Ausweitung auf die Fachbereiche, Dokumentation, Übergabe an die internen Verantwortlichen.
Im Kennenlerngespräch klären wir den Software-Bestand, den Anwendungsschwerpunkt und die rechtliche Lage. Daraus ergibt sich die passende Tool-Auswahl.
